オフィス移転・レイアウト・デザインガイド

オフィス移転の流れ

オフィスの移転の流れをまとめてみました。オフィス移転の際に参考にしていただければと思います。

オフィスの移転は大抵の場合、以下のような流れで進めていくことになります。
１．移転プランの作成
２．オフィス選び
３．契約
４．オフィスの内装プランの作成
５．移転手続き
６．引っ越し
７．入居後の確認

この中で最も大事なのは移転プランの作成だと言えます。というのも、この移転プランの策定がいい加減だと、いざ引っ越しの際になって、インターネットが開通していないであるとか、移転が間に合わず通常営業の開始ができなくなるとかといったことが往々にしてあるためです。
逆に言うとここでしっかりプランを作成しておくと、スムーズに作業が進行し、手間もコストも削減できます。
このプランの作成について、以下で見ていきたいと思います。

まずはじめにやるべきこと：「移転の目的を明確にする」
オフィス移転の目的を明確にしておかないと、転居先の決定やその他判断する際においての基準がなくなり、無駄な時間を割くことになります。
たとえば、
・業務拡大
・イメージアップ
・IT対応
・合併
・業務縮小
・坪単価の効率化
・業務の効率化
・ビル立て替えに伴う移転など
といったものがオフィス移転の目的として挙げられます。オフィス移転の流れについては、東京オフィス移転などが参考になります。

 

移転プランの作成

オフィス移転の目的を定めた次にすべきことは、「タイムスケジュールの策定」です。タイムスケジュールの策定上で気をつけるべきことは、各段階においてボトルネックになることを事前に洗い出しておくことです。
たとえば、
必要な解約通告日数
原状回復条件
電話・FAX・インターネット等の移設にかかる日数
OA機器施設にかかる日数
検査にかかる日数
関係各庁への届け出
などが挙げられます。
つまり「自分たちの融通が利かない部分についての確認」です。
仮にこの部分をきちんと確認せずに、思い込みで進めてしまうと、移転直前になって間に合わないというケースが続出することになります。
ここにあげてあること以外にも、事業者ごとに必要なことが変わってきますので、必ず自身でご確認のうえプランを策定してください。

以上のことに注意して、プランを策定すればあとはこっちのものです。この立てたプランをきちんと進捗管理して、オフィス選びに移りましょう。

ただ実際に動いてみると予想以上に時間を取られたりという、想定外の事態も往々にして見られます。こういう事態の発生も考慮して、移転計画はある程度余裕を持たせた方が無難だと言えます。

レンタルオフィスやバーチャルオフィスで費用を削減

まだ会社の規模があまり大きくない始めたばかりのベンチャー企業にとっては、通常のオフィスを借りるのは、初期の費用が非常に大きくなってしまい大変です。保証金、仲介手数料などで6ヶ月から12か月分の家賃を 前払いしなくてはならないことが多いです。また、まだまったく実績がない資本金が少ない会社だと審査で落とされてしまう可能性もあります。

そんなときに便利なのが、レンタルオフィスやバーチャルオフィスです。これらは、ほとんど初期費用がかからず、会社の登記用の住所として使うこともできます。電話の受付や郵便物の受け取り、転送などを行ってくれますので、便利です。またコピー機や机、電話なども備え付けてあることが多いので、 家具などがまったくなくてもすぐに業務を開始することができます。
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